Čas je za brezpapirno računovodstvo!

Vanja Varl Mertelj, Finance, oktober 2009

V procesu računovodskega servisa že od nekdaj nastajajo težave, katere so večinoma povezane z dokumentacijo. Pri papirnem poslovanju je teh težav kar nekaj. Od tega, da dokumenti strank v servis prispejo nepravočasno, lahko se tudi izgubijo. Ko se v servisu dokument poknjiži in vrne stranki, ta nima več na voljo verodostojnega dokumenta. Med tem, ko je dokument v servisu, stranka nima takojšnjega vpogleda. To se med stranko in servisom rešuje s kopiranjem dokumentov, s pošiljanjem po faksu ali drugi, še dražji komunikacijski poti. Da ne omenjamo gore fasciklov, kuvert, kopij,…

Brezpapirno računovodstvo ali računovodstvo brez papirne dokumentacije je želja vseh naprednih računovodskih servisov in predvsem njihovih strank, katere imajo na mesec veliko poslovnih dogodkov, dokumentov.

Želja po takem načinu poslovanja se ni pojavila v zadnjem času, ko se vedno bolj zavedamo, da moramo biti bolj prijazni do podnebja in zmanjšati količino papirja v podjetju, ampak je zaradi prihrankov dela in stroškov, ki jih prinaša, že dolgo sveti gral celotne branže.

Zdaj je brezpapirno računovodstvo mogoče, saj sta računalniška tehnologija in internetne komunikacije napredovala. Predvsem pa zaradi tega, ker so se povezali ponudniki sistemov za zajem (skeniranje) papirnih dokumentov in informacijske tehnologije ter naredili produkte, kateri omogočajo računovodskim servisom delo z pravno veljavnimi elektronskimi dokumenti. Pravna veljavnost dokumentov je zagotovljena z zakonskim okvirom ZVDAGA ter Zakonom o elektronskem podpisu. Če povzamem: danes imamo izpolnjene vse predpogoje: tehnične in zakonodajne, v zadnjem času z »adoptionom« v računovodskih servisih pa v vedno večji meri tudi organizacijske.

Novost, ki je ponujena na trgu omogoča zajemanje in zbiranje dokumentov ter nadzor nad njimi, s čimer imajo dostop do podatkov vsi, ki jih potrebujejo. Do dokumentov hkrati in brez dodatnih prilagajanj dostopajo tako zaposleni v podjetju kakor tudi zaposleni v računovodskem servisu.

Dokumenti se skenirajo v podjetju in tega nikoli ne zapustijo. Z digitalnim zajemom dokumentov si podjetje zagotovi nadzor. Odpadejo vsa nenadzorovana razmnoževanja (kopiranje). Varnost podatkov se poveča, saj dostop do digitalnih zapisov omejimo z avtorizacijami. V primerjavi z navadnim papirnim poslovanjem takoj opazimo prihranek na času – dostavljanje dokumentacije v servis, iskanje dokumentacije,… ter posledično tudi zmanjšanje stroškov. Ker do iste baze podatkov dostopata tako servis kakor tudi njegova stranka, se odpravi podvajanje dela, dostop pa je mogoč od koderkoli, preko interneta. Pregled dokumentacije na poslovni poti ali iz dopusta je tako samoumeven.

Računovodskemu servisu ostaja več časa za svetovanje in analize, saj odpade urejanje prejete papirnate dokumentacije strank in njihov vnos v računovodske evidence. Seveda ni zanemarljivo to, da ni več potrebe po fasciklih, kamor se poknjižena dokumentacija vlaga in prostora, kjer se ti hranijo, dokler se po zaključku poslovnega leta ne vrnejo stranki v zakonsko predpisano sedemletno hrambo.

»Že leta 2004, ko smo v našo računovodsko hišo uvedli nov informacijski sistem PANTHEON™, smo le-tega izbrali, ker je omogočal že takrat visok nivo e-poslovanja. Od takrat je bila naša največja želja, da bi naše poslovanje čim prej napravili tudi brezpapirno.  Preizkušali smo več različnih sistemov digitalnega zajemanja dokumentov. Vse rešitve so bile v glavnem povezane z visokimi stroški programske in strojne opreme. Kar je za nas bilo nesprejemljivo, je bila slaba povezanost z informacijskim sistemom, ki ga uporabljamo v podjetju. Zdaj vpeljujemo rešitev katera je povezala naš obstoječi informacijski sistem z dokumentnim sistemom. Naši zaposleni imajo tako dostop do poslovnih dogodkov (originalnih dokumentov) naših strank, ki jih potrebujejo za knjiženje kar čez informacijski sistem, kar omogoča v ta namen razvit vmesnik. Tako smo eden od prvih računovodskih servisov, ki svojim strankam ponuja prihodnost in za recesijske čase še kako pomemben takojšenj vpogled v stanje podjetja ter neizbežno nižanje stroškov.« je povedala direktorica računovodskega servisa APO VIZIJA, Janja Praznik.